Tietosuojaseloste

Kartturi · Eternal Solutions Oy

Versio: 1.11.2026. Versio on päivä, jona seloste tuli voimaan.

Tämä seloste kertoo, miten Eternal Solutions Oy käsittelee henkilötietoja kartturi.app-sivustolla, pilottilistalla ja Kartturi-sovelluksessa.

1. Rekisterinpitäjä

Eternal Solutions Oy

Y-tunnus: 3397624-5
Osoite: Annanpolku 4, 21140 Rymättylä
ALV-numero: FI33976245
Tietosuojayhteys: [email protected]

Kaikki henkilötietoja koskevat pyynnöt ja kysymykset lähetetään tietosuojaosoitteeseen. Postilaatikkoa lukee ihminen.

Eternal Solutions Oy ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa. Tietosuoja-asetuksen 37 artiklan edellytykset eivät täyty.

2. Kaksi roolia

Eternal Solutions Oy toimii kahdessa roolissa.

Rekisterinpitäjänä niiden tietojen osalta, joiden keräämisestä se päättää itse: sivuston käynnit, pilottilista, kutsut, käyttäjätilit ja kirjautuminen, tietoturvatiedot, hälytyskooste ja palvelun oma ylläpitoposti. Kohdat 3.1–3.7 kuvaavat tämän käsittelyn.
Käsittelijänä niiden suunnittelutietojen osalta, jotka käyttäjä syöttää yrityksestään: yrityksen tiedot, skenaariot, asiakkaat, palkat, matkat, toteumat ja muut luvut. Näiden tietojen rekisterinpitäjä on käyttäjän yritys. Eternal Solutions Oy käsittelee niitä vain yrityksen puolesta ja sen ohjeiden mukaan Kartturin pilottiehtoihin sisältyvän käsittelysopimuksen nojalla (tietosuoja-asetuksen 28 artikla). Kohta 3.8 kuvaa tämän.

3. Mitä tietoja käsitellään, miksi ja millä perusteella

3.1 Käynti kartturi.app-sivustolla

Tiedot: kävijän IP-osoite ja selaimen lähettämän pyynnön tekniset tiedot (esimerkiksi selaimen tyyppi ja pyydetty sivu).
Tarkoitus: sivun toimittaminen selaimelle ja sivuston suojaaminen väärinkäytöltä.
Peruste: oikeutettu etu, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on sivuston saatavuus ja tietoturva.
Sivusto ei aseta evästeitä eikä lataa analytiikka- tai seurantaskriptejä. Sivuston palvelee Cloudflare (kohta 5).

3.2 Pilottilista

Tiedot: kartturi.app-sivuston pilottilomakkeella annettu sähköpostiosoite.
Tarkoitus: kutsun lähettäminen Kartturin pilottiin, kun paikka vapautuu. Osoitetta käytetään vain kutsuun. Siihen ei lähetetä uutiskirjettä.
Peruste: rekisteröidyn pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
Osoitteen antaminen on vapaaehtoista. Ilman sitä kutsua ei voi lähettää.
Listalla oleminen ei anna oikeutta mihinkään. Vain kutsu antaa.

3.3 Kutsut

Tiedot: kutsuttu sähköpostiosoite, kutsun kieli sekä kutsun luonti-, vanhenemis- ja käyttöaika.
Lähde: osoite on saatu pilottilomakkeelta, tai henkilö on antanut sen Eternal Solutions Oy:lle muuten, esimerkiksi sähköpostilla tai keskustelussa.
Tarkoitus: kutsun lähettäminen ja tilin luominen kutsun avulla.
Peruste: tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, henkilön pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet.

3.4 Käyttäjätili, kirjautuminen ja tilin viestit

Tiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennettuna vain yksisuuntaisena tiivisteenä), kieli- ja teemavalinta sekä istuntoeväste, joka pitää käyttäjän kirjautuneena. Jos kaksivaiheinen tunnistautuminen otetaan käyttöön, sen salaisuus ja varakoodit, jotka tallennetaan salattuina.
Tilin viestit: tilin käyttöön tarvittavat viestit, kuten kutsu, salasanan vaihto ja vahvistukset tilin muutoksista.
Tarkoitus: käyttäjätilin ja Kartturi-palvelun tarjoaminen käyttäjälle.
Peruste: sopimuksen täytäntöönpano, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
Tilin luominen edellyttää sähköpostiosoitetta ja salasanaa. Ilman niitä tiliä ei voi olla.

3.5 Tietoturvatiedot

Tiedot:
- tapahtumaloki (audit_event) kirjautumisista, rekisteröitymisistä, salasanan palautuksista, pilottiehtojen hyväksymisestä ja muista tilitapahtumista: aika, lopputulos, tilin tunniste ja käytetty sähköpostiosoite;
- jokaisen istunnon yhteydessä tallennettu IP-osoite ja selaimen tunnistemerkkijono (user agent);
- IP-osoite, jonka avulla pyyntörajoitin laskee toistuvat yritykset;
- Brevon ilmoittamat toimitustapahtumat Kartturin lähettämistä viesteistä (esimerkiksi toimitettu, palautunut, estetty tai tilaus peruttu) vastaanottajan osoitteineen.
Tarkoitus: tilien ja palvelun tietoturva, väärinkäytösten ja häiriöiden havaitseminen ja selvittäminen sekä toistuvien kirjautumisyritysten rajoittaminen.
Peruste: oikeutettu etu, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on verkko- ja tietoturva, jonka asetuksen johdanto-osan 49 kappale nimeää oikeutetuksi eduksi. Ilman näitä tietoja tilin kaappaus tai vika voisi jäädä huomaamatta, eikä sitä voisi selvittää jälkikäteen.
Oikeus vastustaa tätä käsittelyä on kohdassa 4.

3.6 Hälytyskooste

Tiedot: sähköpostiosoite, valinta koosteen vastaanottamisesta sekä merkintä jokaisesta kerrasta, jolloin valinta tehtiin, peruttiin tai päättyi tilauksen peruutukseen, ja kulloinkin voimassa olleen selosteen versio.
Viestin sisältö: kooste nimeää hälytyssäännön, päivämäärän ja vuoden käyttäjän suunnitelmasta. Se ei koskaan sisällä euromääriä.
Tarkoitus: aamuinen sähköposti-ilmoitus käyttäjän suunnitelman uusista hälytyksistä.
Peruste: suostumus, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta. Kooste on pois päältä, kunnes käyttäjä valitsee sen valintaruudun käyttöönotossa tai asetuksissa.
Peruuttaminen: suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa poistamalla valinnan asetuksista tai viestin tilauksen peruutuslinkillä. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä lähetettyjen koosteiden lainmukaisuuteen (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohta).
Merkintä valinnasta säilytetään, jotta voidaan osoittaa, milloin suostumus annettiin tai peruttiin (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta).

3.7 Ylläpitoposti

Tiedot: tilien tunnisteita ja lukumääriä, esimerkiksi päivän epäonnistuneiden lähetysten tai kirjautumistapahtumien määrä. Ylläpitoposti ei koskaan sisällä suunnittelutietoja eikä viestien sisältöjä.
Tarkoitus: päivittäinen raportti ja välittömät ilmoitukset Eternal Solutions Oy:n omaan postilaatikkoon, jotta palvelun viat ja tietoturvatapahtumat huomataan.
Peruste: oikeutettu etu, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta. Oikeutettu etu on palvelun ylläpito ja tietoturva.
Oikeus vastustaa tätä käsittelyä on kohdassa 4.

3.8 Suunnittelutiedot (käsittelijänä)

Käyttäjän yrityksestään syöttämiä lukuja ja tietoja käsitellään käyttäjän yrityksen puolesta. Yritys päättää, mitä syötetään ja miksi. Jos suunnittelutiedoissa mainitaan muita henkilöitä, esimerkiksi toiminimellä toimiva asiakas, heidän tietojensa rekisterinpitäjä on käyttäjän yritys. Eternal Solutions Oy käsittelee tietoja vain palvelun tarjoamiseksi pilottiehtojen käsittelysopimuksen mukaisesti. Se ei käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Suunnittelutiedot tallennetaan UpCloudille Suomeen (kohta 5). Ainoa osa, joka lähtee UpCloudilta, on hälytyskoosteen sisältö, joka nimeää säännön, päivämäärän ja vuoden eikä koskaan euromäärää, ja jonka Brevo lähettää vain sen tilanneelle käyttäjälle (kohta 3.6). Suunnittelutietoja koskevat pyynnöt voi lähettää myös tietosuojaosoitteeseen. Eternal Solutions Oy välittää ne käyttäjän yritykselle tai auttaa yritystä vastaamaan niihin.

4. Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Tämä koskee sivuston pyyntötietoja (kohta 3.1), tietoturvatietoja (kohta 3.5) ja ylläpitopostia (kohta 3.7). Lähetä vastustus osoitteeseen [email protected]. Vastustuksen jälkeen Eternal Solutions Oy lopettaa käsittelyn, ellei se osoita, että käsittelyyn on huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai että käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi (tietosuoja-asetuksen 21 artiklan 1 kohta).

5. Vastaanottajat ja siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät niitä Eternal Solutions Oy:n puolesta, kukin tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.

Käyttäjien tiedot, myös suunnittelutiedot:

UpCloud Oy (Helsinki): palvelimet, tietokanta ja varmuuskopioiden tallennus. Palvelin ja tietokanta ovat UpCloudin Helsingin palvelinkeskuksessa (fi-hel1). Öiset salatut varmuuskopiot ovat UpCloudin objektitallennuksessa sen Helsingin palvelinkeskuksessa (FI-HEL2), ja tietokannan omat lyhytaikaiset varmuuskopiot ovat tietokannan yhteydessä fi-hel1:ssä. Kaikki nämä tiedot tallennetaan Suomessa. UpCloudin ehtojen mukaan sen EU-palvelinkeskuksissa ei käytetä alihankkijoita.
Brevo SAS (Pariisi, Ranska): tilin viestien ja hälytyskoosteen lähettäminen. Brevo tallentaa tiedot EU:ssa (OVH Ranskassa, Google Cloud Belgiassa). Brevo-konsernin yhtiöillä Intiassa (Brevo CRM Solutions Limited) ja Yhdysvalloissa (Brevo Inc.) on pääsy asiakastukea ja ylläpitoa varten, ja osa Brevon omista palveluntarjoajista (Cloudflare, Zendesk, Omni) on yhdysvaltalaisia yhtiöitä.

Tiedot, joiden rekisterinpitäjä Eternal Solutions Oy on itse:

Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat): kartturi.app-sivuston toimittaminen ja pilottilomakkeen vastaanotto. Cloudflare käsittelee kävijöiden IP-osoitteita ja lomakkeella annettuja osoitteita.
Brevo SAS: pilottilistan säilytys ja ylläpitopostin lähettäminen Eternal Solutions Oy:lle.

Siirrot. Brevon pääsy Intiasta ja Yhdysvalloista, Brevon yhdysvaltalaiset palveluntarjoajat ja Cloudflare ovat siirtoja ETA-alueen ulkopuolelle. Ne perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohta) ja, sen piiriin sertifioitujen yhdysvaltalaisten vastaanottajien osalta, EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehystä koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (tietosuoja-asetuksen 45 artikla). Jäljennöksen suojatoimista voi pyytää tietosuojaosoitteesta.

Seuranta viesteissä. Brevo tallentaa lähettämiensä viestien avaukset ja linkkien klikkaukset seurantapikselin ja seurattujen linkkien avulla. Brevo käyttää näitä tietoja palvelunsa tietoturvan ja saatavuuden valvontaan sekä tilastoihin palvelun käytöstä. Eternal Solutions Oy ei kerää avaus- tai klikkaustietoja Kartturiin.

6. Säilytysajat

Pilottilista: kukin osoite poistetaan, kun sen kutsu on luotu tai siitä on kieltäydytty. Jäljellä olevat osoitteet poistetaan, kun pilottikäyttäjien haku päättyy.
Kutsut: käyttämätön kutsu poistetaan 90 päivän kuluttua sen lähettämisestä. Kun kutsulla luodaan tili, kutsun tiedot tulevat osaksi käyttäjätiliä, ja niitä säilytetään ja ne poistetaan tilin mukana (seuraava kohta).
Käyttäjätili ja suunnittelutiedot: niin kauan kuin tili on olemassa. Kun tili poistetaan, se poistetaan käytöstä heti: istunnot päättyvät ja kirjautuminen estetään. Tiedot poistetaan pysyvästi 30 päivän kuluttua. Käyttäjätilin poiston yhteydessä tarjotaan myös yrityksen ja sen suunnittelutietojen poistoa.
Varmuuskopiot: tietokannasta otetaan kopio joka yö, ja kutakin kopiota säilytetään 90 päivää. Tietokannan voi lisäksi palauttaa mihin tahansa hetkeen viimeisten 3 päivän ajalta. Poistetut tiedot säilyvät siksi varmuuskopioissa, kunnes ne vanhenevat, enintään 90 päivää pysyvän poiston jälkeen. Varmuuskopiot ovat salattuja, ja niitä käytetään vain palvelun palauttamiseen ja kerran kuukaudessa sen testaamiseen, että palautus toimii.
Tapahtumaloki (audit_event): 24 kuukautta, minkä jälkeen merkinnät poistetaan. Kolme poikkeusta: kun tili poistetaan, sen merkinnöistä poistetaan henkilötiedot, ja näin karsitut merkinnät säilytetään todisteena poiston tapahtumisesta. Niin kauan kuin käyttäjän hälytyskooste on päällä, viimeisin merkintä hänen suostumuksestaan säilytetään, vaikka se olisi yli 24 kuukautta vanha. Merkinnät siitä, että käyttäjä on hyväksynyt pilottiehdot yrityksensä puolesta, sekä hyväksyttyjen ehtojen ja tämän selosteen versiot säilytetään niin kauan kuin tili on olemassa; tilin poistamisen jälkeen niihin sovelletaan 24 kuukauden sääntöä.
Istunnot: istunto päättyy, kun käyttäjä kirjautuu ulos, tai 7 päivän kuluttua. Istunnon tiedot IP-osoitteineen ja selaintunnisteineen poistetaan 30 päivän kuluttua istunnon vanhenemisesta.
Pyyntörajoitin: IP-osoitteeseen sidottuja tietoja viimeaikaisista pyynnöistä käytetään 60 sekunnin ajan, ja ne poistetaan 1 päivän kuluttua niiden viimeisestä päivityksestä.
Brevon lähetyslokit (vastaanottajan osoite, aihe ja toimitustila, ei viestin sisältöä): 3 kuukautta.
Palvelimen lokit: palvelin ei pidä pyynnöistä käyttölokia. Sen virhelokeissa voi olla virheen aiheuttaneen pyynnön IP-osoite. Lokeja säilytetään koon eikä ajan mukaan: kukin palvelun osa säilyttää enintään 30 Mt lokimerkintöjä (kolme 10 Mt:n tiedostoa), ja vanhimmat merkinnät poistetaan uusien tullessa. Merkinnän säilymisaika riippuu siis siitä, kuinka paljon palvelu kirjaa lokeja.
Cloudflaren pyyntötiedot sivustolta: pilottilomakkeen vastaanottava funktio ei tallenna lokeja; sen lokeja voi seurata vain reaaliaikaisesti. Cloudflare säilyttää sivuston otantaan perustuvia pyyntötilastoja Cloudflaren määrittämän ajan, vähintään 31 päivää.

7. Evästeet

kartturi.app-sivusto ei aseta evästeitä.

Kartturi-sovellus asettaa yhden evästeen, istuntoevästeen, joka pitää käyttäjän kirjautuneena. Kirjautuminen ei toimi ilman sitä. Se ei sisällä käyttäjästä muuta kuin istunnon tunnisteen.

8. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

saada pääsy henkilötietoihisi ja jäljennös niistä (tietosuoja-asetuksen 15 artikla);
oikaista virheelliset tiedot (16 artikla);
poistaa tietosi (17 artikla);
rajoittaa käsittelyä (18 artikla);
siirtää tiedot: saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (20 artikla);
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (21 artikla; kohta 4);
peruuttaa suostumus hälytyskoosteeseen milloin tahansa (7 artiklan 3 kohta; kohta 3.6).

Lähetä pyyntö osoitteeseen [email protected]. Myös koneluettavaa jäljennöstä tiedoistasi pyydetään näin, kunnes sovelluksessa on oma vientitoiminto. Vastaus annetaan kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon, aikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, ja siitä kerrotaan ensimmäisen kuukauden aikana (tietosuoja-asetuksen 12 artiklan 3 kohta). Tilin suojaamiseksi vastauksessa voidaan ensin pyytää vahvistamaan pyyntö tilin sähköpostiosoitteesta (12 artiklan 6 kohta).

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi. Voit tehdä valituksen myös siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa asut tai työskentelet (tietosuoja-asetuksen 77 artikla).

9. Automaattiset päätökset

Kartturi ei tee ihmisistä tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automaattisia päätöksiä. Sen näyttämät ennusteet ja hälytykset ovat laskelmia käyttäjän omista luvuista, ja käyttäjä päättää, mitä niillä tekee.

10. Selosteen muutokset

Selosteen jokainen versio on päivätty. Tilin omaaville käyttäjille kerrotaan olennaisista muutoksista sähköpostilla. Voimassa oleva versio on aina osoitteessa kartturi.app/privacy/.

Privacy policy

Kartturi · Eternal Solutions Oy

Version: 1 November 2026. This version is the date the policy took effect.

This policy describes how Eternal Solutions Oy processes personal data on the kartturi.app site, on the pilot list and in the Kartturi app.

1. Controller

Eternal Solutions Oy

Business ID: 3397624-5
Address: Annanpolku 4, 21140 Rymättylä, Finland
VAT number: FI33976245
Privacy contact: [email protected]

Every request and question about personal data goes to the privacy contact address. A person reads that mailbox.

Eternal Solutions Oy has not appointed a data protection officer. The conditions of Article 37 GDPR are not met.

2. Two roles

Eternal Solutions Oy acts in two roles.

Controller of the data it decides to collect itself: visits to the site, the pilot list, invitations, user accounts and sign-in, security records, the alert digest and the service's own operator mail. Sections 3.1–3.7 describe this processing.
Processor of the planning data a user enters for their company: company facts, scenarios, clients, salaries, trips, actuals and other figures. The controller of that data is the user's company. Eternal Solutions Oy processes it only on the company's behalf and on its instructions, under the processing agreement in the Kartturi pilot terms (Article 28 GDPR). Section 3.8 describes it.

3. What is processed, why, and on what basis

3.1 Visiting kartturi.app

Data: the visitor's IP address and the technical details of the request the browser sends (for example the browser type and the page requested).
Purpose: delivering the page to the browser and protecting the site from misuse.
Basis: legitimate interest, Article 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest is keeping the site available and secure.
The site sets no cookies and loads no analytics or tracking script. The site is served by Cloudflare (section 5).

3.2 The pilot list

Data: the email address given in the pilot form on kartturi.app.
Purpose: sending an invitation to the Kartturi pilot when a place opens. The address is used only for the invitation. No newsletter is sent to it.
Basis: steps taken at the request of the data subject before entering into a contract, Article 6(1)(b) GDPR.
Giving the address is voluntary. Without it, no invitation can be sent.
Being on the list grants nothing. Only an invitation does.

3.3 Invitations

Data: the invited email address, the language of the invitation, and when the invitation was created, expires and was used.
Source: the address comes from the pilot form, or the person gave it to Eternal Solutions Oy in another way, for example by email or in conversation.
Purpose: sending the invitation and letting the person create an account with it.
Basis: Article 6(1)(b) GDPR, steps taken at the person's request before entering into a contract.

3.4 The user account, sign-in and account mail

Data: name, email address, password (stored only as a one-way hash), language and theme choices, and the session cookie that keeps the user signed in. If two-step verification is turned on, its secret and backup codes, which are stored encrypted.
Account mail: messages needed to use the account, such as the invitation, password reset and confirmations of account changes.
Purpose: providing the account and the Kartturi service to the user.
Basis: performance of a contract, Article 6(1)(b) GDPR.
An email address and a password are required to create an account. Without them, no account can exist.

3.5 Security records

Data:
- an event log (audit_event) of sign-ins, sign-ups, password resets, acceptance of the pilot terms and other account events, with the time, the outcome, the account's identifier and the email address used;
- the IP address and the browser's user-agent string recorded with each session;
- the IP address the request limiter uses to count repeated attempts;
- delivery events Brevo reports for mail Kartturi sends (for example delivered, bounced, blocked or unsubscribed), with the recipient's address.
Purpose: keeping accounts and the service secure, detecting and investigating misuse and incidents, and limiting repeated sign-in attempts.
Basis: legitimate interest, Article 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest is network and information security, which Recital 49 GDPR names as one. Without these records, an account takeover or a fault could go undetected and could not be investigated afterwards.
The right to object to this processing is in section 4.

3.6 The alert digest

Data: the email address, the choice to receive the digest, and a record of each time the choice was made, withdrawn or ended by unsubscribing, with the version of this policy in force at the time.
Content of the mail: the digest names an alert rule, a date and a year from the user's plan. It never contains euro amounts.
Purpose: sending, by email, a morning notice of new alerts in the user's plan.
Basis: consent, Article 6(1)(a) GDPR. The digest is off until the user ticks its checkbox in onboarding or in Settings.
Withdrawal: consent can be withdrawn at any time by unticking the checkbox in Settings, or with the unsubscribe link in the mail. Withdrawal does not affect the lawfulness of the digests sent before it (Article 7(3) GDPR).
The record of the choice is kept to show when consent was given or withdrawn (Article 7(1) GDPR).

3.7 Operator mail

Data: account identifiers and counts, for example the number of failed sends or sign-in events in a day. Operator mail never contains planning data or message contents.
Purpose: a daily report and immediate notices to Eternal Solutions Oy's own mailbox, so that faults and security events in the service are noticed.
Basis: legitimate interest, Article 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest is operating the service and keeping it secure.
The right to object to this processing is in section 4.

3.8 Planning data (processor)

The figures and records a user enters for their company are processed on behalf of the user's company. The company decides what is entered and why. If the planning data names other people, for example a client who is a sole trader, the user's company is their controller. Eternal Solutions Oy processes the data only to provide the service, under the processing agreement in the pilot terms. It does not use the data for its own purposes.

Planning data is stored with UpCloud in Finland (section 5). The one part of it that leaves UpCloud is the content of the alert digest, which names a rule, a date and a year and never an amount, and which Brevo sends only to a user who has asked for it (section 3.6). Requests about planning data can also be sent to the privacy contact address. Eternal Solutions Oy passes them to the user's company or helps the company answer them.

4. Right to object

You have the right to object, at any time and on grounds relating to your particular situation, to processing based on legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). That covers the site's request data (section 3.1), the security records (section 3.5) and the operator mail (section 3.7). Send the objection to [email protected]. After an objection, Eternal Solutions Oy stops the processing unless it demonstrates compelling legitimate grounds for it that override your interests, rights and freedoms, or the processing is needed to establish, exercise or defend legal claims (Article 21(1) GDPR).

5. Recipients and transfers outside the EEA

Personal data is not sold or disclosed for marketing. The following service providers process it on Eternal Solutions Oy's behalf, each under a data processing agreement.

For users' data, including planning data:

UpCloud Oy (Helsinki, Finland): servers, database and backup storage. The server and the database are at UpCloud's Helsinki data centre (fi-hel1). The nightly encrypted backups are in UpCloud's object storage at its Helsinki data centre (FI-HEL2), and the database's own short-term backups stay with the database in fi-hel1. All of this data is stored in Finland. Under UpCloud's terms, no sub-processors are used for its EU data centres.
Brevo SAS (Paris, France): sending account mail and the alert digest. Brevo stores data in the EU (OVH in France, Google Cloud in Belgium). Brevo group companies in India (Brevo CRM Solutions Limited) and the United States (Brevo Inc.) have access for customer support and maintenance, and some of Brevo's own service providers (Cloudflare, Zendesk, Omni) are US companies.

For data Eternal Solutions Oy controls itself:

Cloudflare, Inc. (United States): serving the kartturi.app site and receiving the pilot form. Cloudflare processes visitors' IP addresses and the addresses given in the form.
Brevo SAS: storing the pilot list and sending operator mail to Eternal Solutions Oy.

Transfers. Brevo's access from India and the United States, Brevo's US service providers, and Cloudflare are transfers outside the EEA. They rely on the European Commission's standard contractual clauses (Article 46(2)(c) GDPR) and, for US recipients certified under it, the EU–US Data Privacy Framework adequacy decision (Article 45 GDPR). A copy of the safeguards can be requested from the privacy contact address.

Tracking in mail. Brevo records opens and clicks on the mail it sends, through a tracking pixel and tracked links. Brevo uses this data to monitor the security and availability of its service and for statistics on its use. Eternal Solutions Oy does not collect open or click data into Kartturi.

6. How long data is kept

The pilot list: each address is deleted once its invitation has been created or declined. The remaining addresses are deleted when pilot recruitment closes.
Invitations: an invitation that has not been used is deleted 90 days after it was sent. When an invitation is used to create an account, its record becomes part of the user account and is kept and deleted with the account (next item).
The user account and planning data: for as long as the account exists. When an account is deleted, it is deactivated at once: sessions end and sign-in is refused. The data is permanently deleted 30 days later. Deleting a user account also offers to delete the company and its planning data.
Backups: the database is copied every night, and each copy is kept for 90 days. The database can also be restored to any point in the last 3 days. Deleted data therefore remains in backups until they expire, at most 90 days after the permanent deletion. Backups are encrypted, and are used only to restore the service and to test once a month that restoring works.
The event log (audit_event): 24 months, after which entries are deleted. Three exceptions: when an account is deleted, its entries are stripped of personal data, and the stripped entries are kept as a record that the deletion happened. While a user's alert digest is on, the latest record of their consent is kept even if it is older than 24 months. The records that the user accepted the pilot terms on behalf of their company, with the versions of the terms and of this policy, are kept for as long as the account exists; after the account is deleted, they follow the 24-month rule.
Sessions: a session ends when the user signs out or after 7 days. The session record, with its IP address and browser identifier, is deleted 30 days after the session has expired.
The request limiter: records of recent requests, keyed by IP address, are used for 60 seconds and deleted 1 day after they were last updated.
Brevo's send logs (recipient address, subject and delivery status, not message contents): 3 months.
Server logs: the server keeps no access log of requests. Its error logs can contain the IP address of the request that caused an error. Logs are kept by size, not for a set time: each part of the service keeps at most 30 MB of log entries (three files of 10 MB), and the oldest entries are deleted as new ones arrive. How long an entry stays therefore depends on how much the service logs.
Cloudflare's request data for the site: the function that receives the pilot form keeps no stored logs; its logs can only be viewed live. Cloudflare keeps sampled request statistics for the site for at least 31 days, as set by Cloudflare.

7. Cookies

The kartturi.app site sets no cookies.

The Kartturi app sets one cookie, the session cookie, which keeps the user signed in. Signing in does not work without it. It contains no information about the user beyond the session identifier.

8. Your rights

You have the right to:

access your personal data and receive a copy of it (Article 15 GDPR);
rectification of inaccurate data (Article 16);
erasure of your data (Article 17);
restriction of processing (Article 18);
data portability: receive the data you have provided in a machine-readable format (Article 20);
object to processing based on legitimate interest (Article 21; section 4);
withdraw consent to the alert digest at any time (Article 7(3); section 3.6).

Send a request to [email protected]. A request for a copy of your data in machine-readable form is also made this way, until the app has its own export. The answer comes within one month of receiving the request. If the request is complex, or there are many requests, the period can be extended by two further months, and you are told so within the first month (Article 12(3) GDPR). To protect the account, a reply may first ask you to confirm the request from the email address of the account (Article 12(6)).

You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. In Finland it is the Office of the Data Protection Ombudsman (Tietosuojavaltuutetun toimisto), tietosuoja.fi. You can also complain in the EU member state where you live or work (Article 77 GDPR).

9. Automated decisions

Kartturi makes no automated decisions about people within the meaning of Article 22 GDPR. The forecasts and alerts it shows are calculations from the user's own figures, and the user decides what to do with them.

10. Changes to this policy

Each version of this policy is dated. Users with an account are told about material changes by email. The current version is always at kartturi.app/privacy/.